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ガイドライン

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ソフトウェアのライセンス管理に関する運用ガイドライン

1.主旨
 このガイドラインは、教職員を対象に、ソフトウェアのライセンス管理に関することについて定める。

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2.管理対象のパソコン・ソフトウェア
(1) 対象のパソコンについて
 大学所有(自作機も含む)のすべてのパソコンを対象とする。

(2) 対象のソフトウェアについて
 大学所有のソフトウェアで、すべての有償ソフトウェアを対象とする。

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3.ソフトウェア管理責任者(ソフトウェア利用者)が実施すべき事項
(1) 所有ライセンスの把握について
 ① 所有ソフトウェアにおける使用許諾契約を理解し、不正利用が無いよう努めること。
 ② 「ライセンス証書」や「使用許諾契約書(約款)」など、名称を問わずライセンスの所有者であることが証明できる書類を適正に管理すること。また、包括ライセンス契約しているソフトウェアについては、使用条件などを正確に把握し履行すること。

(2) 導入ソフトウェアの把握・証明について
 ① 購入したソフトウェアのインストールメディアについては、紛失しないよう適正に管理すること。
 ② ユーザー登録は必ず行い、メーカーのサポートを受けることができるようにすること。
 ③ オペレーティングシステム(以下、OS)を含むソフトウェアの使用状況を記録した、ソフトウェア管理台帳(ガイドライン最下部・記載例参照)を作成すること。
 ④ ソフトウェアの追加・削除を行った場合、ソフトウェア管理台帳を更新すること。
 ⑤ パソコンを新規購入した場合、ソフトウェア管理台帳を更新すること。
 ⑥ ソフトウェアの所有権を譲渡した場合、ソフトウェア管理台帳を更新すること。
 ⑦ 少なくとも半年に1回は、パソコンにインストールされているソフトウェア状況について確認を行い、ソフトウェア管理台帳の記載内容に誤りが無いか照合すること。
 ⑧ 万が一、ソフトウェアの不正利用(ライセンス違反)が発生した場合、原因を調査するとともに、対象のソフトウェアを追加購入するなど、適切な措置を速やかに講じること。

(3) 所有ライセンスの証明について
 ① ソフトウェア管理台帳について、記載内容を把握し、ベンダーなどより監査があった場合など、不正利用が行われていないことが証明できること。

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4.関連用語の定義
(1) ソフトウェア
 パソコンにて稼動し、一般に市販・流通しているシステムプログラム、アプリケーションプログラム、ユーティリティプログラム等のパッケージソフトウェアをいう。

(2) 違法複製
 ソフトウェアは、著作物として著作権法で保護されており、著作権者に無断で複製することは禁止されている。この場合、著作権法および使用許諾契約書(約款)に違反して複製する行為をいう。

(3) 不正利用
   ソフトウェアの利用方法については、使用許諾契約書(約款)に明記されている。この場合、所有ライセンス数を上回る数のパソコンにインストールするなどの、使用許諾契約書(約款)に違反する行為をいう。

(4) 使用許諾契約(約款)
 ソフトウェアメーカー(著作権者)が、ソフトウェアの使用権を利用者に許諾するための契約(約款)で、ソフトウェアの利用範囲、使用条件が記載されている。

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5.ガイドラインの見直し
 このガイドラインに記載した事項に見直しの必要が生じた時は、工大情報センターがその見直しを行う。


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記載例ソフトウェア管理台帳

管理台帳記載例

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